Chief Compliance Officer Gernot Reiter im Gespräch über die neue Hinweisgeberplattform von SWIETELSKY und die geschäftliche Bedeutung von rechtlich sowie ethisch einwandfreiem Verhalten.
Unbestreitbar wurden in der jüngeren Vergangenheit Fälle von rechtlich und ethisch zweifelhaftem Verhalten in der Baubranche zutage gefördert. Wo vereinzelte menschliche Fehlleistungen allein aufgrund der Größe der Organisation nicht völlig auszuschließen sind, ist es umso wichtiger, mit bestmöglichen systemischen Konzepten die Einhaltung höchster Standards sicherzustellen. Der Vorstand der Swietelsky AG treibt daher alle Bemühungen im Unternehmen voran, die diesem Zweck dienen. „Mit der Einführung einer professionellen Hinweisgeberplattform machen wir den nächsten wichtigen Schritt im Prozess der Zertifizierung unseres Compliance-Management-Systems. Es ist klar in unser aller Interesse, dass SWIETELSKY in Compliance-Themen eine Vorreiterrolle einnimmt und sich an den allerhöchsten Maßstäben orientiert“, betont Adolf Scheuchenpflug als zuständiges Vorstandsmitglied. Nichtsdestotrotz ruft die neue Hinweisgeberplattform – sie ist seit Anfang September in Betrieb – in der Belegschaft einige Fragen hervor, zu denen wir im Gespräch mit Chief Compliance Officer Gernot Reiter Antworten suchen.
Herr Reiter, warum braucht SWIETELSKY ein Hinweisgebersystem?
Die EU-Whistleblower-Richtlinie gibt uns vor, bis Dezember 2021 ein derartiges System einzuführen, also eine Plattform, über die unternehmensinterne wie auch externe Personen Fehlverhalten und Missstände im Unternehmen melden können. Das hilft uns, einen bestmöglich strukturierten Meldeprozess zu etablieren. Mit 1. September 2021 haben wir daher ein Meldesystem eingeführt, wie es dem höchstmöglichen Branchenstandard entspricht.
Können in diesem oder durch dieses Meldesystem Kollegen auch ungerechtfertigt beschuldigt werden?
Diese Befürchtung gibt es wohl, aber vor ungerechtfertigten Meldungen ist man ohnedies nicht geschützt. Sie sind nämlich auch auf anderem Wege immer möglich. Vor zwei Wochen etwa hat unser Vorstandsvorsitzender ein anonymes Schreiben erhalten, in dem Kollegen angeschwärzt wurden. Hier hat sich dann nach gründlicher Recherche – wie sie übrigens bei jeder Meldung erfolgt – aus dem Sachverhalt ergeben, dass es Mitarbeiter waren, die kurz zuvor das Unternehmen verlassen mussten. Vor böswilligen Meldungen ist man also nicht gänzlich geschützt, unabhängig davon, ob es ein professionelles Meldesystem gibt. Wir wissen zudem aus Erfahrungen anderer Unternehmen, dass ein solches System nicht zu vermehrten Meldungen führt.
Kann man Meldungen über SWIETELSKY auch extern abgeben, sozusagen behördlich?
Die Whistleblower-Richtlinie sieht vor, dass es neben dem Unternehmensmeldesystem auch bei öffentlichen Stellen eine Meldemöglichkeit gibt. Man kann zum Beispiel bei der WKStA (Anm.: Wirtschafts- und Korruptionsstaatsanwaltschaft) oder bei anderen Behörden eine Meldung über SWIETELSKY abgeben. Wir bevorzugen es aber natürlich, wenn diese Meldungen intern im eigenen System abgegeben werden, sodass wir ihnen auch rasch nachgehen können.
Was kann und vor allem soll man melden?
Wenn es offensichtliche Verstöße gegen rechtliche Vorschriften und gegen unseren Verhaltenskodex gibt, ermuntern wir unsere Mitarbeiter aktiv, eine Meldung abzugeben. Das ist uns besonders wichtig, weil wir ein Interesse daran haben, allfällige Missstände schnellstmöglich bereinigen zu können.
Nehmen wir an, es fühlt sich jemand von seinem Vorgesetzten unfair behandelt, ohne ihm einen rechtlichen Verstoß vorwerfen zu können. Ist das ein Fall für das Meldesystem?
SWIETELSKY hat klare Verfahrensvorschriften, die auch für jeden Mitarbeiter im Intranet abrufbar sind. Darin wird exakt beschrieben, welche Meldungen zulässig sind und welche eher nicht erwünscht. Im Zweifelsfall schlage ich vor, eine Meldung abzugeben, weil man damit nichts falsch machen kann. Sollte es den Bereich „Compliance“ nicht betreffen, wird diese Meldung an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet. Natürlich nur, sofern der Hinweisgeber das möchte.
Wo kann ich diese Meldungen abgeben?
Eine Möglichkeit ist, dass man wie bisher seinen direkten Vorgesetzten, den Filialleiter beziehungsweise den Geschäftsführer des Tochterunternehmens oder den jeweils zuständigen Landes-Compliance-Officer kontaktiert. Das kann schriftlich, telefonisch oder auch persönlich gemacht werden. Alternativ besteht nun seit 1. September auch die Option zur Nutzung der Hinweisgeberplattform, erreichbar über entsprechende Links im Intranet und auf der Website swietelsky.com. Dort hat man die Möglichkeit, einen Sachverhalt anonym oder persönlich zu melden
Eine Meldung ist auf der Plattform also wahlweise anonym oder namentlich möglich. Was passiert in weiterer Folge?
Vorerst kann nur ich in meiner Funktion als Chief Compliance Officer die Meldung einsehen. Alle Meldungen werden von mir gesichtet und evaluiert. Sollte es sich um einen Compliance-Fall handeln, wird dieser mit vier weiteren Kollegen in einem entsprechenden Komitee besprochen, wo über die Vorgangsweise entschieden wird. Es wird ausnahmslos jeder Meldung nachgegangen. Innerhalb von sieben Tagen bekommt der Hinweisgeber eine erste Rückmeldung und nach spätestens dreißig Tagen muss die Compliance-Abteilung dem Hinweisgeber das Resultat mitteilen.
Seit wann gibt es bei SWIETELSKY ein Compliance-Management-System?
Das war ein längerer Prozess, der ungefähr 2015 begonnen hat. Von einem Compliance-Management-System sprechen wir ungefähr seit 2018. Unser Ziel ist die systemische Vermeidung von Missständen im Unternehmen, konkret von Verstößen gegen unseren Verhaltenskodex. Solche Missstände würden das Unternehmen unnötig in seiner erfolgreichen Entwicklung bremsen und seinem Image erheblichen Schaden zufügen. Integrität ist daher eine wichtige Voraussetzung für dauerhaften wirtschaftlichen Erfolg.
Was gibt Ihnen oder auch unseren Geschäftspartnern außerhalb des Unternehmens die Sicherheit, dass dieses System funktioniert?
Wir lassen es extern auditieren und zertifizieren, und zwar bei dem Institut „Austrian Standards“, das auch bei der Erstellung der ISO-Normen mitwirkt. Eine der zwei ISO-Normen, die ISO 37301, ist erst seit ein paar Monaten in Geltung und wird vorerst in Österreich nur bei „Austrian Standards“ vergeben. Die zweite ISO-Norm ist die schon länger geltende ISO 37001. Sie umfasst den Themenkomplex „Korruption“. Wir werden damit nach Abschluss der Zertifizierung im März 2022 intern qualitätsgesichert sein und das auch entsprechend nach außen kommunizieren können. Unsere Geschäftspartner wissen dann, dass wir ein funktionierendes und offiziell getestetes Compliance-Management-System haben, das übrigens auch im Zuge von Ausschreibungen immer wichtiger wird und Pluspunkte bringt.
