Die papierlose Bearbeitung von Angeboten bringt einen großen Mehrwert und zahlreiche Erleichterungen für die tägliche Arbeit vieler Benutzer. Die Abteilung Digitale Unternehmensentwicklung gibt ein Update über die neuesten Features.
Bereits im Jahr 2009 wurde bei SWIETELSKY eine erste Datenbank für die Verwaltung von Angeboten eingeführt. Ihre wesentliche Funktion war die Prüfung, ob Kollisionen zwischen Angeboten unterschiedlicher Einheiten vorliegen. Aufbauend auf diesem Grundgedanken wurde im Herbst 2020 in einer interdisziplinären Arbeitsgruppe unter der Leitung der Digitalen Unternehmensentwicklung (DUE) ein Prozess für eine neuartige Angebotsverwaltung entwickelt. Das Ergebnis ist die webbasierte Angebotsverwaltung in der Anwendung „iTWO site“.
Seit Mai 2021 steht die Angebotsverwaltung SWIETELSKY-Mitarbeitern im DACH-Raum und den Niederlanden zur Verfügung. Mit diesem System ist es möglich, sämtliche Freigaben im Zuge der Projektbearbeitung auf elektronischem Weg abzuwickeln. Bisher genutzte Vorlagen (z. B. Bonitätsprüfung, Projektantrag, Notwendigkeitsnachweis für ARGE-Bildungen) werden nun in digitaler Form als Formulare bereitgestellt. Über ein eigenes Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass die projektspezifischen Informationen nur von den entsprechend berechtigten Personen eingesehen werden können. Ein umfangreiches Update im November 2021 ermöglicht nun eine noch raschere und intuitivere Bearbeitung der Projekte. Im nächsten Schritt wird eine weitere Ausrollung der Angebotsverwaltung für den internationalen Geschäftsbereich erfolgen, sodass die Freigabe der antragspflichtigen Projekte künftig auch für diese Unternehmenseinheiten schnell und unkompliziert durchgeführt werden kann.
Zentrales Geschäftspartnermanagement
Im Zuge der Angebotsverwaltung wurde die erste Phase eines übergreifenden Geschäftspartnermangements im DACH-Raum etabliert. Über eine Schnittstelle können die Nutzer zentral auf sämtliche aktuell angelegte Geschäftspartner zugreifen. Zusätzlich wird sichergestellt, dass sämtliche Daten geprüft und aktuell sind. Es werden laufend neue Geschäftspartner hinzugefügt, somit profitieren alle Nutzer vom stetig wachsenden Datenumfang. Trotzdem ist es weiterhin möglich, Geschäftspartner im Rahmen der Angebotsverwaltung auch manuell anzulegen – ein wesentlicher Vorteil vor allem im Klein- und Flächengeschäft mit einer hohen Anzahl an Angeboten. Die Durchlaufzeit für das Anlegen eines Projekts wird hier deutlich reduziert. Damit die Qualität in dem Prozess der Projektbearbeitung dennoch nicht leidet, gibt es systemische Barrieren, die eine Validierung eines manuell erfassten Geschäftspartners erforderlich machen. Dies sind konkret die Durchführung einer Bonitätsprüfung, die Erstellung eines Projektantrags oder die Erstellung einer Kostenstellenmeldung. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Prozessbeteiligten aus unterschiedlichen Bereichen jeweils über die letztgültigen Informationen verfügen. Zeitaufwändige Nachfragen per E-Mail oder Telefon entfallen somit. Eine weitere Ausbaustufe des Geschäftspartnermanagements mit zusätzlichen Funktionen wird in näherer Zukunft folgen.
Vorteile von iTWO site
- Durchführung einer Kollisionsprüfung sowohl filialintern als auch filial- bzw. mandantenübergreifend
- Keine Mehrfacheingaben notwendig: Sämtliche eingegebenen Daten werden in Formularen und Reports korrekt dargestellt.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit hinsichtlich der Bearbeitung der Projekte: „Wann hat wer was gemacht?“
- Rascher Überblick aller in Bearbeitung befindlicher Projekte